Forvaltningsloven § 18 gir en part rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter for så vidt ikke annet følger av reglene i forvaltningsloven §§ 18-19.

“En part har rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter, for så vidt ikke annet følger av reglene i §§ 18 til 19. Dersom en mindreårig er part i saken og blir representert av verge, gjelder dette også den mindreårige selv. Retten til innsyn gjelder også etter at det er truffet vedtak i saken. En mindreårig under 15 år skal ikke gjøres kjent med opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Når det er adgang til å gjøre unntak fra innsyn, skal forvaltningsorganet likevel vurdere å gi helt eller delvis innsyn. Innsyn bør gis dersom hensynet til parten veier tyngre enn behovet for unntak”.

Innsynsretten gjelder dessuten bare for de dokumenter i en sak hvor en selv er part. Med andre ord dokumenter i en bestemt sak. Kreves innsyn i en sak, har ikke forvaltningen adgang til å nekte vedkommende det. En part har imidlertid ingen adgang til innsyn i lignende saker for å bli kjent med tidligere avgjørelser.

Bestemmelsens annet ledd sier at når det er adgang til å gjøre unntak fra innsyn, skal forvaltningsorganet likevel vurdere å gi helt eller delvis innsyn. Innsyn bør gis dersom hensynet til parten veier tyngre enn behovet for unntak.

Retten til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter kalles også partsoffentlighet eller partsinnsynsrett. I motsetning til reglene om alminnelig offentlighet etter offentlighetsloven § 2, hvor enhver har rett til innsyn, og til den adgang myndighetene har til å gi opplysninger finner vi partsinnsynsretten. Hvem som er part følger av definisjonen i forvaltningsloven § § 2 første ledd bokstav e.

Adgangen til innsyn i sakens dokumenter må ses i sammenheng med forvaltningsloven § 16 om forhåndsvarsel og forvaltningsloven § 17 annet og tredje ledd om underretning til partene. Etter bestemmelsens første ledd gis partene en rett til innsyn i sakens dokumenter. Hva som ligger i ordlyden ”sakens dokumenter” må omfatte brev, uttalelser, protokoller, fotografier, kart, forslag, utkast, utredninger, bøker, innlegg fra andre interesserte osv. Det gjøres ingen sondring mellom originaler og kopier i loven. Huskelapper, kladd osv som er ment å kastes, er ikke dokumenter parter gis innsynsrett i. En part har også rett til innsyn i dokumenter en selv har sendt inn. Det må imidlertid spesifiseres hvilke dokumenter en ønsker innsyn i.

Partenes innsynsrett gjelder bare i saker som vil eller kan resultere i enkeltvedtak. I saker som ikke omfatter enkeltvedtak, må retten til innsyn i utgangspunktet hjemles i offentlighetsloven. Om forvaltningen velger å gi en part eller andre innsyn og opplysninger ut over det loven krever, betegnes det som meroffentlighet. Offentlige organ har plikt til å vurdere om det skal gis meroffentlighet jfr. offvl. § 2 tredje ledd, jfr. § 9 tredje ledd fjerde punktum. Det samme gjelder i forvaltningssaker. Det kan være flere grunner til at det ofte er rimelig å gå litt lenger i en parts innsynsrett når det gjelder saker om enkeltvedtak. Dette gjelder særlig i de tilfeller en berørt part har behov for videre innsyn for å kunne ivareta sine interesser i saken, eller hvor en mer omfattende innsynsrett bidrar til at saken blir bedre opplyst i tråd med prinsippene om varsling i forvaltningsloven § 16 og utredningsplikt i forvaltningsloven § 17. Berørte parter kan gis opplysninger og innsyn i saksdokumenter selv om vedkommende ikke har rettskrav på dette etter forvaltningsloven § 18. Dette gjelder i den utstrekning reglene om taushetsplikt ikke avskjærer det.

Retten til innsyn inntrer før det gis forhåndsvarsel og før vedtak treffes. Det må likevel foreligge et dokument og en avgjørelse som skal tas før en kan si at en har med en sak å gjøre. I tillegg kan det ikke være for fjerntliggende at saken vil resultere i et enkeltvedtak hvor den som krever innsyn er part i saken. Retten til innsyn gjelder i egen sak. Om saken påklages og vedtaket omgjøres av forvaltningen, vil det fortsatt dreie seg om samme sak. Det har ingen betydning for innsynsretten at nye dokumenter har kommet til i forbindelse med omgjøring av et vedtak.

Det følger videre av forvaltningsloven § 18 første ledd annet punktum at dersom en mindreårig er part i saken og blir representert av verge, skal også den mindreårige ha innsyn i sakens dokumenter. Retten til innsyn gjelder også etter at det er truffet vedtak i saken. En mindreårig under 15 år skal ikke gjøres kjent med opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt.

© Advokatfirmaet RUV (Org nr.: 996 276 155)