Dersom forvaltningen planlegger å fatte et vedtak, og partene ikke har fått uttalt seg i saken, skal det gis forhåndsvarsel. Etter forvaltningsloven § 16 første ledd i gjeldende lov er plikten til å gi forhåndsvarsel generell. Det følger av forvaltningsloven § 17 at parten skal ha adgang til å uttale seg, og regelen om forhåndsvarsling har som formål at parten nettopp skal få anledning til å uttale seg før det fattes vedtak. Forhåndsvarsel er ikke nødvendig når parten ved typisk søknad eller forespørsel har fått adgang til å uttale seg, jf. § 16 første ledd.

§ 16. (forhåndsvarsling). Part som ikke allerede ved søknad eller på annen måte har uttalt seg i saken, skal varsles før vedtak treffes og gis høve til å uttale seg innen en nærmere angitt frist. Dersom en mindreårig over 15 år er part i saken og blir representert av verge, skal dette også gjelde den mindreårige selv. Fristen løper fra den dag varslet er avsendt, når ikke annet uttrykkelig er sagt. Forhåndsvarslet skal gjøre greie for hva saken gjelder og ellers inneholde det som anses påkrevd for at parten på forsvarlig måte kan vareta sitt tarv. I regelen gis forhåndsvarsel skriftlig. Det skriftlige forhåndsvarslet kan gis ved bruk av elektronisk kommunikasjon når mottakeren uttrykkelig har godtatt dette og har oppgitt den elektroniske adressen som skal benyttes for slikt formål. Er det særlig byrdefullt å gi skriftlig underretning, kan underretningen gis muntlig eller på annen måte. Forhåndsvarsling kan unnlates dersom: slik varsling ikke er praktisk mulig eller vil medføre fare for at vedtaket ikke kan gjennomføres, parten ikke har kjent adresse og ettersporing av ham vil kreve mer tid eller arbeid enn rimelig i forhold vedkommende part allerede på annen måte har fått kjennskap til at vedtak skal treffes og har hatt rimelig foranledning og tid til å uttale seg, eller varsel av andre grunner må anses åpenbart unødvendig.

Forvaltningsloven § 16 pålegger forvaltningen å forhåndsvarsle en part for å gi vedkommende muligheten til å uttale seg før et vedtak treffes. Et alminnelig forvaltningsrettslig prinsipp om kravet til forsvarlig saksbehandling taler for at en ikke kan begrense denne plikten til bare å gjelde for enkeltvedtak, men også ellers.

Det er flere grunner til at vi har en regel om forhåndsvarsling. Parten kan for det første komme med supplerende informasjon som bidrar til at saken blir bedre opplyst. For det andre får parter muligheten til å opptre aktivt og forsvare sine interesser. For det tredje får parten, uavhengig om en kan motsette seg et inngrep eller ikke, varsel om hva som skal skje, slik at en kan forberede seg på det. Et eksempel er å forberede en flytting dersom eneboligen blir ekspropriert av staten.

Forvaltningsloven § 16 er en regel som sier hvem som må varsles. Parter må varsles, og en part er definert i forvaltningsloven § 2 som den person som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder. Forvaltningen kan imidlertid også varsle andre i de tilfeller det er grunn til det, så fremt ikke reglene om taushetsplikt begrenser det. I Titiana-saken, gjengitt i Ombudsmannens Årsberetning 1984 s. 115, ble det lagt til grunn at et manglende forhåndsvarsel var å anse som en saksbehandlingsfeil til tross for at den avgjørelse varslet burde knyttes til, ikke var et enkeltvedtak. Her hadde Norges Fiskarlag klaget til Ombudsmannen over at bedriften Tatiana hadde fått innvilget en utslippstillatelse av sanitært og industrielt avløpsvann ut i sjøen. Noe av innholdet i klagen gikk ut på at Norges Fiskarlag ikke var blitt varslet på forhånd om vedtaket om etablering og sammensetning av en arbeidsgruppe, som ble opprettet i forbindelse med Miljøverndepartementets klagebehandling.

Om når forhåndsvarsel skal gis, er det sagt følgende i forarbeidene Ot.prp.nr.3 (1976-1977) (endringslov) s. 70:

”Etter første ledd skal det gis forhåndsvarsel før vedtak treffes, men det sis ikke noe nærmere om når det skal skje. I sin alminnelighet tilsier hensynet til parten at det skjer på et meget tidlig stadium, og at parten ved sin uttalelse får høve til å påvirke de offentlige organer m.v. som skal uttale seg i saken. Disse synspunkter er det imidlertid vanskelig å uttrykke i lovteksten, og departementet er blitt stående ved ikke å foreslå noen endring i første ledd for så vidt”

Forvaltningsloven § 16 sier særskilt at en mindreårig part i en sak over 15 år, skal varsles og gis muligheten til å uttales seg i saken. Det samme skal den mindreåriges foreldre. Spesiallovgivningen har særlige regler om forhåndsvarsling. Disse går som hovedregel foran forvaltningsloven § 16. Har en part selv levert en søknad til forvaltningen med nødvendig dokumentasjon og opplysninger, vil det ikke være noen plikt for forvaltningen å henvende seg til parten på ny. Dette gjelder dog ikke i de tilfeller hvor prinsippet etter forvaltningsloven § 17 om utredningsplikt gjør seg gjeldende. Dersom en part har uttalt seg om et mulig vedtak eller en søknad fra en annen person, oppfattes dette normalt som at parten kjenner saken og har hatt muligheten til å uttale seg om de aktuelle forhold. En konkret henvendelse foretas ikke i slike tilfeller, da forholdet er å anse som et unntak fra varslingsplikten. Tar en sak en ny vending, som en part ikke har kunnet forutse, er det rimelig å henvende seg for ny uttalelse. I Rt. 2001 s. 450 ble det sagt at nytt varsel skal gis dersom forvaltningen under klagebehandlingen skifter avslagsgrunn i et vedtak. Forvaltningsloven § 16 setter ingen begrensning for at det uten forhåndsvarsel holdes møte med de involverte parter for å prøve å oppnå en minnelig løsning eller en foreløpig avklaring av forholdet og de relevante momenter. Press eller overraskende fremgangsmåter taler mot bestemmelsens og prinsippets formål om at saksbehandlingen skal være forsvarlig. På bakgrunn av formålet i forvaltningsloven § 16, sett i sammenheng med forvaltningens utredningsplikt i forvaltningsloven § 17, må partene få en reell mulighet til å rette opp feil i saksgrunnlaget slik at saken oppnår et riktig resultat. Hvor strengt denne retten bør bedømmes avhenger av sakens viktighet og hvilke interesser som står mot hverandre.

I annet ledd er kravene til forhåndsvarselets innhold gitt, og det følger at forhåndsvarselet skal ”gjøre greie for hva saken gjelder og ellers inneholde det som anses påkrevd for at parten på forsvarlig måte kan vareta sitt tarv. I regelen gis forhåndsvarsel skriftlig”. Av samme bestemmelse følger at forhåndsvarsel kan gis pr. epost når mottakeren har godtatt det og oppgitt sin epost. Forhåndsvarsel kan gis muntlig i visse tilfeller, dersom det er særlig byrdefullt å gi skriftlig underretning, men det står uttrykkelig i loven at hovedregelen er at slikt varsel skal gis skriftlig.

I tredje ledd bokstav a-c er det angitt når forhåndsvarel kan unnlates. Forhåndsvarsel kan unnlates når a) forhåndsvarsling ikke er praktisk mulig eller vil medføre fare for at vedtaket ikke kan gjennomføres (typisk ved tvangsgjennomføring og sanksjoner), b) parten ikke har kjent adresse og ettersporing av ham vil kreve mer tid eller arbeid enn rimelig i forhold til partens interesser og c) når vedkommende part allerede på annen måte har fått kjennskap til at vedtak skal treffes og har hatt rimelig foranledning og tid til å uttale seg, eller varsel av andre grunner må anses åpenbart unødvendig.

© Advokatfirmaet RUV (Org nr.: 996 276 155)